¿Cuándo reviso mis datos comerciales? ¿Cómo?
CAPÍTULO 4 : SEGUIMIENTO (cuarta parte y última)
4.5 REVISIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN ANUAL DE DATOS
“La acción más pequeña es mejor que la intención más grande” (Pablo Ferreirós)
Ya hemos planificado la acción de ventas, hemos fijado objetivos y hemos diseñado el sistema de incentivos. Ya está todo listo… ¿o quizás no?
¿Realmente lo está? ¿Es posible mantener de una manera sostenible una buena estrategia de producto o servicio y de comercialización, sin más?
De poco va a servir un perfecto Action Plan si no realizamos un seguimiento adecuado del mismo.
¿Significa esto burocratización? Para nada. Es todo lo contrario. El seguimiento significa autocrítica y movimiento. Significa entrar en una fase dinámica de detección de desviaciones y, sobretodo, de corrección.
El punto de partida es contar con un buen Cuadro de Mando, de las características que hemos descrito en el apartado 4.2.
En términos generales, el seguimiento se realizará desde una triple perspectiva: obtención de feedback, replanificación y redireccionamiento.
¿Con qué frecuencia? Continua, ya que desde el momento en que ponemos algo en marcha debe haber seguimiento, aunque de forma pautada. Online, diaria y semanal, con el fin de disponer de información al momento de lo que sucede y lo que no.
Pero hay que tener cuidado en no caer en la visión estrecha de la inmediatez (cortoplacismo). Es por ello importante que, además del día a día, dispongamos de perspectiva, a partir de períodos suficientemente espaciados que permitan una mayor amplitud de visión: mensual, trimestral, semestral y anual.
Mensual. Ofrece una óptica mínima pero suficiente para detectar y corregir comportamientos a nivel táctico (clientes que están comprando por debajo de lo esperado o no compran, visitas no realizadas, productos no vendidos,…)
Trimestral. Comporta el cierre de todo un ciclo y el inicio de otro. Ya posibilita la toma de decisiones más allá del nivel táctico. Es el momento de actualizar y reformular objetivos. Recomendable que el seguimiento trimestral coincida con el devengo de incentivos.
Semestral. Marca tendencia. Ha de suponer una revisión en profundidad de todo el Action Plan y su reformulación (“puesta a punto”). La perspectiva semestral también permite disponer de información para realizar proyecciones y empezar así a pensar y planificar el siguiente ejercicio.
Anual. La información ya es total. Es el momento de cerrar el ejercicio, realizar autocrítica, afinar acciones y, sobretodo, abrir el siguiente.
Para que el seguimiento sea eficiente, recomendamos tener en cuenta varios aspectos:
- Cuadro de Mando. Como hemos explicado en el apartado 4.2, debe ser sencillo de manejar, visual, navegable y dinámico; para poder ir desde un overview (vista de pájaro) hasta un análisis de detalle.
- Divulgación, comunicación, permeabilización. Esencial para la reconducción. ¿De qué sirve fijar objetivos si posteriormente no se informan? (situación ésta más frecuente de lo que podemos pensar).
- Evaluación del desempeño, valoración de actitudes y aptitudes; detrás de los resultados que nos ofrece la visión del Cuadro de Mando, siempre hay una forma de trabajar. Los resultados no son más que una consecuencia de la forma de trabajar de TODOS.
- Ocurre a menudo que el seguimiento es una declaración de intenciones que se va diluyendo con el paso del tiempo. No hay peor acción que la dilución ya que, aparte de generar ineficiencia, ocasiona pérdida de credibilidad hacia la dirección de la empresa.
- Sistemática. Debe ser un proceso en cascada, top–down, impulsado por la dirección y con efecto bottom-up.
- Acción Sistémica. Y debe además involucrar a toda la organización. No olvidemos que es toda la compañía la que vende (capítulo 6).
- Visión externa, además de la interna. Cuidado con mantener una visión autista, invirtiendo el tiempo exclusivamente en analizar cifras. No nos olvidemos del cliente. ¿Qué piensa el cliente? Recordemos que es el cliente quien paga la nómina; la empresa tan solo la gestiona. Ésta sigue siendo sin duda una de las grandes asignaturas pendientes que tienen las empresas; y no siempre por falta de información, sino por la no explotación de dicha información. ¿Es de manual, verdad? Pues apliquémoslo: conozcamos las necesidades de nuestro cliente y en qué medida las estamos satisfaciendo.
En la medida en que sepamos auscultar y actuar, habremos entrado en el círculo virtuoso de la innovación continua en el ámbito comercial.
Hasta el próximo miércoles a mediodía.
PRÓXIMA ENTREGA:
SALES BOOSTER (Capítulo 5 – ‘Las pinzas de la venta’)
Un cordial saludo,
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